Lagen om offentlig upphandling (LOU) ställer både omfattande krav och lägger ibland krokben för de diskussioner som borde genomföras innan kontraktet är skrivet. En upphandling har tre större faser:
- Först skall underlag skrivas ihop och allt skall beskrivas. Både ur en teknisk synvinkel såväl som en juridisk och ekonomisk. Du har väl tänkt på allt nu när ni är klara?
- Sen skall materialet sändas ut till potentiella leverantörer och en omfattande utvärdering skall genomföras så att det ”bästa” alternativet och leverantören slutligen koras. Detta så att inget otillåtet sker och att transparens råder genom hela processen.
- Till sist är det bara att skriva kontraktet och överlåt åt det vinnande företaget att leverera rätt vara med rätt kvalitet på utsatt tid och avtalad kostnad. Det låter ju intuitivt och enkelt, men..
Det är snarare regel än undantag att större och mera komplexa tekniska upphandlingar går i fläkten. Ett intressant exempel är Journalsystemet Asynja Visph för primärvården i region väst. Asynja Visph har en lång historia, det är ett projekt där man under2007 beslutade att primärvården skulle upphandla en uppgradering av de befintliga systemen. Men en följetong av överklaganden från leverantören, nya beslut och ett nytt avtal med Asynja Visphs utvecklare som i sin tur överklagades av en konkurrent följde, och först 2011 kunde man börja införa systemet. Men det höll inte måttet, och 2013 fick man göra en omstart. Först i fjol stod det klart och i mars i år hade hela den offentliga primärvården fått systemet. Läs hela artikeln här!
Ofta blir systemleveranserna försenade eller mycket dyrare än avtalat, eller så blir kvalitén inte den utlovade. Problemen startar redan då de företag som inte vann upphandlingen överklagar och det saknas bra utvärderingsunderlag och domstolen dömer att allt skall göras om. Ett exempel på det är Luleås kommuns upphandling av gatu- och parkbelysning. Upphandlingen vanns av Vattenfall services nordic AB. Konkurrenten Nelab försäljnings AB i Piteå överklagade upphandlingen hos länsrätten. Företaget begärde också så kallad inhibition, att upphandlingen skulle stoppas till dess att länsrätten hunnit fatta beslut i frågan och allt drog därmed ut på tiden.
Varför blir det så? Givetvis så kan vi inte generalisera då upphandlingarna och förutsättningarna skiljer från gång till gång, men en sak är säker. Dåligt formulerade krav, dvs krav som är lätta att missuppfatta och tolkas på olika sätt samt tekniska specifikationer som är ofullständiga och motsägelsefulla kommer garanterat leda till stora problem. Antingen tidigt då de inte går att använda för den tekniska utvärderingen av anbuden eller senare då systemet skall levereras eller driftsättas och kvalitetsbrister i funktioner eller leveranser kommer upp till ytan.
Syntell håller ett seminarium i Stockholm den 12 oktober som vänder sig till dig som sysslar med upphandling, låter det intressant? Mer information och anmälan finner du här!