Möjlighet eller utopi – en sammanfattning av dagen!
Den 12 oktober bjöd Syntell in till en dag i den offentliga upphandlingens tecken. Målet med dagen var att förstå utmaningarna och möjligheterna i upphandling av komplexa tekniska system. I Sverige upphandlar man för cirka 600 mdkr årligen. Med en sådan volym finns säkerligen bra möjligheter för att effektivisera och dra lärdom från varandra. Nästan 8% av alla upphandlingar som genomförs blir överprövade och 9% av alla upphandlingar blir avbrutna. Vi träffades tillsammans med våra gästföreläsare från Saab, Reuse och FMV för att diskutera hur man kan få ned den siffran. Så vad är det som är så viktigt att få till, och framförallt få till rätt, svaret är Tydlighet, Transparens och Spårbarhet.
Dagen började med att Mike Cost från Syntell UK Ltd. talade om de regulatoriska faktorer som påverkar upphandling av komplexa tekniska system och gav en koppling och sammanhang för övriga presentationer ur ett inköpsperspektiv. Han pratade om EU-direktiv och komplexiteten kring de regler som måste följas. De grundläggande principerna för dessa direktiv är:
- Transparens
- Lika behandling
- Öppen konkurrens
- Sund hantering av upphandlingsprocessen
Våra gästföreläsare från Försvarets Materielverk (FMV), Åke Sjökvist och Leif Allard, talade om vikten av spårbarhet. I synnerhet när ett krav förändras. Det är viktigt att kunna se över hela kedjan för att se vilka konsekvenser de förändrade kraven får. I många ”time management” kurser och ledarskapsutbildningar används förkortningen SMART för att ge stöd för att skriva ner bra mål. Ett SMART mål är:
Specific – Specifikt
Measureable – Mätbar
Attainable – Uppnåeligt
Realisable – Realistiskt
Time Bounded (Traceable) – Tidsavgränsat (Spårbar)
Detta är ett av de instrument som FMV använder sig av för att säkerställa att den mottagande parten (leverantörerna) förstår vilken produkt eller tjänst som de är ute efter. I en formell offentlig upphandling kan man inte alltid prata med sin leverantörer och förklara vad kraven innebär. Därför har FMV specialiserat sig på krav och Systems Engineering för att med hög kvalitet omvandla användarkrav till ett bra förfrågningsunderlag.
Dagen fortsatte med en presenation från ”den andra sidan av myntet”. Vår nästa gäst, Helena Melander, Manager Bid Center från Saab som talade om vikten av planering